Antes de automatizar una tarea, pregúntate si hace falta.
La inteligencia artificial puede ayudarnos a trabajar más rápido. Pero antes conviene revisar qué estamos haciendo, para qué sirve y dónde merece la pena dedicar el tiempo de las personas.
Imagina que tu equipo dedica dos horas cada semana a preparar un informe. Incorporáis una herramienta de IA y conseguís un primer borrador en diez minutos.
Parece un éxito.
Ahora falta responder a tres preguntas:
- ¿alguien utiliza ese informe para decidir algo?
- ¿Cuánto cuesta revisarlo?
- ¿Hacía falta prepararlo todas las semanas?
Es un ejemplo hipotético, pero plantea una decisión muy concreta: antes de acelerar una tarea, conviene entender su utilidad.
Quizá necesitáis un informe más rápido.
Quizá bastan tres indicadores.
O quizá podéis dejar de hacerlo.
1. Empieza por el resultado, no por la herramienta
Cuando una tarea se repite durante años, es fácil confundir costumbre con necesidad.
Para revisarla, reúne a quien la hace y a quien recibe el resultado. Preguntad:
- ¿Qué decisión, necesidad o problema resuelve?
- ¿Quién utiliza lo que producimos y cómo lo utiliza?
- ¿Qué ocurriría si dejáramos de hacerlo durante un mes?
- ¿Existe una obligación o un control que debamos conservar?
- ¿Podríamos conseguir lo mismo con menos pasos?
La última pregunta suele abrir posibilidades más interesantes que buscar inmediatamente una aplicación.
Volvamos al informe. Si su destinatario solo necesita saber qué pedidos van con retraso, quizá no hace falta un documento completo cada viernes. Puede bastar un aviso cuando aparezca una incidencia.
Hay que comprobarlo con las personas implicadas. Que una tarea resulte aburrida o tenga pocos lectores no significa que sea prescindible: puede servir para prevenir errores, garantizar trazabilidad o cumplir una obligación.
2. Decide qué eliminar, simplificar o automatizar
Con el propósito claro, resulta más fácil elegir el siguiente paso.
Eliminar lo que ya no aporta
Una tarea es candidata a desaparecer cuando ha perdido su finalidad, duplica otra actividad o genera un resultado que nadie necesita. Antes de retirarla, confirma que no dejas una responsabilidad sin cubrir.
Por ejemplo: dejar de preparar una segunda versión del mismo informe si ambos destinatarios pueden utilizar la primera.
Simplificar lo que sigue siendo útil
A veces sobran pasos, campos, formatos o aprobaciones.
Puedes reducir un informe a la información que ayuda a decidir, evitar introducir el mismo dato dos veces o revisar si todas las validaciones son necesarias.
Simplificar primero evita trasladar la complejidad a una herramienta nueva.
Automatizar lo que está suficientemente definido
Si una tarea tiene reglas claras, entradas fiables y un resultado comprobable, puedes valorar su automatización.
No toda automatización necesita inteligencia artificial. Enviar un aviso al vencer una fecha o trasladar datos entre sistemas puede resolverse mediante reglas. La IA puede ayudar a resumir textos, preparar borradores o explorar información, pero sus respuestas pueden contener errores y necesitan una revisión adecuada al riesgo.
La elección depende del trabajo. Una herramienta más sofisticada no siempre es la más útil.
3. Aclara qué debe seguir en manos de las personas
Hay tareas en las que la aportación humana está en interpretar el contexto, conversar, valorar alternativas o asumir una decisión.
La IA puede ayudar a preparar una conversación de desarrollo. Escuchar a la persona, comprender sus expectativas y acordar los próximos pasos requiere participación humana.
También puede elaborar un borrador de informe. Alguien debe comprobar que refleja lo ocurrido y que las conclusiones están justificadas.
Conviene dejar claro quién revisa, quién decide y qué situaciones necesitan una comprobación adicional. De lo contrario, el tiempo ahorrado al producir puede reaparecer después como correcciones, dudas o trabajo duplicado.
4. Mira el puesto completo, no solo una tarea aislada
Cambiar una actividad puede modificar el trabajo de varias personas.
Si alguien deja de recopilar datos, quizá necesite dedicar más tiempo a interpretarlos. Si recibe borradores generados automáticamente, necesitará criterios para evaluarlos. Y si se reduce una carga administrativa, habrá que decidir a qué se destina ese tiempo.
Por eso merece la pena revisar las tareas con quienes ocupan el puesto y con sus responsables:
- ¿Qué resultados se esperan de ese puesto?
- ¿Qué responsabilidades cambian y cuáles permanecen?
- ¿Qué capacidades harán falta para trabajar de la nueva manera?
- ¿Qué apoyo o aprendizaje necesitarán las personas?
Un análisis del trabajo ayuda a conectar las decisiones tecnológicas con las responsabilidades reales. Evita que cada persona tenga que averiguar por su cuenta cómo encaja la nueva herramienta en su día a día.
5. Prueba en pequeño y mide el trabajo completo
- Elige una tarea acotada y reversible.
- Define qué quieres mejorar y qué no puede empeorar antes de empezar.
- Registra cómo se hace hoy y compara varios casos equivalentes con la nueva forma de trabajar.
- Incluye casos habituales y alguna excepción.
Revisa cuatro aspectos:
- Tiempo total: preparación, ejecución, revisión y correcciones de todas las personas implicadas.
- Calidad: errores, omisiones y trabajo que hay que repetir.
- Utilidad: si el resultado ayuda realmente a quien lo recibe.
- Privacidad y control: qué datos se utilizan, dónde se procesan y quién puede acceder a ellos.
Para una primera prueba, utiliza datos ficticios o información autorizada y herramientas aprobadas por tu organización. Define también quién supervisa el resultado y cómo volver al proceso anterior si algo falla.
En nuestro ejemplo, los diez minutos del borrador solo cuentan una parte de la historia.
La mejora debe verse en el proceso completo.
Una pregunta útil para tu próxima reunión
Pregunta al equipo: «¿Qué tarea revisaríais antes de automatizarla?».
Escucha las respuestas. Elegid una. Aclarad su propósito y probad un cambio pequeño antes de extenderlo.
La IA abre oportunidades para mejorar el trabajo. Aprovecharlas exige decidir qué merece mantenerse, qué podemos hacer de otra manera y qué capacidades necesitamos desarrollar.
¿Tenéis claro cómo está cambiando el trabajo de vuestros equipos?
En Esferical, el Análisis de Puestos y la Optimización del Talento son dos puntos de partida para abordar esa conversación: comprender el trabajo y valorar dónde pueden aportar las personas. Hablemos de las responsabilidades y capacidades que necesita vuestra organización.